Membuat data secara otomatis digunakan jika kita memproses data yang bersifat tetap, misalnya setiap bulan ada penggajian, atau siswa yang ada di kelas. Sehingga dengan membuat data secara otomatis maka kita tidak perlu mengetik lagi satu persatu lagi data jika diperlukan. Bagi setiap perusahaan maka rutinitas bulanan atau saat menjelang pembagian THR dan lain-lain maka kita harus memproses lagi data nama dan jumlah karyawan. Kita perlu mengolah setiap bulan atau bahkan setiap waktu. Namun, dengan membuat data secara otomatis maka kita tidak perlu mengetik lagi.
Hal ini juga berlaku bagi guru yang setiap waktu harus memasukkan nilai, baik ulangan harian maupun tugas-tugas lainnya. Jika kita sudah membuat data secara otomatis maka kita tidak perlu lagi mengetik nama-nama siswa yang akan kita proses. Dengan demikian, kerja kita makin cepat dan akurat.
Oke, sebagai contoh kita memasukkan data-data sebanyak 10 orang saja (sebagai contoh):1. Andi Martono
2. Bagus Setiyono
3. Doni Mardani
4. Hadi Suwanto
5. Helena Yustiana
6. Leonardo
7. Listyorini Safitri
8. Mahmudi Ghozali
9. Reni Dwi Hartati
10. Sugianto Wibowo
Anggap saja 10 orang itu adalah karyawan kita atau siswa yang setiap waktu perlu diolah data-datanya sehingga harus mengetik lagi jika akan memprosesnya.
Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Klik kanan pada menu bar kemudian pilih Customize Quick Access Toolbar
2. Maka akan muncul kotak dialog Options dengan opsi Quick Access Toolbar yang sudah Aktif.
3. Klik Advanced lalu scroll ke bawah
Setelah discroll ke bawah maka akan muncul Edit Custom List
4. Berikutnya akan muncul kotak dialog Custom List. Pilihlah opsi New List
misalnya:
Andi Martono
Bagus Setiyono
Doni Mardani
Hadi Suwanto
Helena Yustiana
Leonardo
Listyorini Safitri
Mahmudi Ghozali
Reni Dwi Hartati
Sugianto Wibowo
(tidak usah ditulis nomornya)
Setelah diisi maka akan tampak seperti ini:
6. Setelah diisi data-datanya kemudian klik Add maka data sudah tersimpan di dalam Excel
7. Setelah yakin bahwa data-data itu yang kita butuhkan kemudian klik OK.
8. Kemudian otomatis kembali pada kotak dialog awal yaitu Options opsi Advanced.
9. Klik tombol OK untuk mengakhirinya.
10. Untuk mencobanya silakan kita buat tabel kemudian tulis nomor dan nama.Misalnya kita akan memunculkan nama-nama yang akan kita proses datanya. Contohnya kita tulis di sel B4.
11. Kita cukup menulis data pertama yaitu “Andi Martono”
12. Kalau sudah klik dan drag (tahan) kotak kecil hitam yang ada di pojok kanan bawah sel B4 sampai ke sel B13.
13. Maka data-data tersebut otomatis akan tertulis semuanya dan kita tidak perlu repot-repot menulisnya lagi.
Demikian tutorial singkat kali ini, semoga bermanfaat bagi kita dalam meringankan pekerjaan yang berkaitan dengan keadministrasian. Karena bidang administrasi merupakan pekerjaan yang rumit dan butuh ketelitian, keakuratan, dan kecepatan.
Baca juga: Cara Menghilangkan Data Otomatis yang Sudah tidak Digunakan